Hoeveel e-mails krijg jij op een dag? Ik zo’n zestig. Ik weet af en toe niet hoe ik ze allemaal moet beantwoorden. Daar worstel ik al jaren mee. Aan de ene kant wil ik netjes zijn en snel iets terugsturen. Aan de andere kant wil ik mijn dag niet vullen met alleen het schrijven van e-mails. Daarbij komt dat er voor iedere e-mail meestal weer een paar terug komen. Ik heb nu een aardige oplossing gevonden voor mijn mailprobleem. In het kort komt het hierop neer: achterlopen. Want dat is blijkbaar ook een optie.

Batchen
Vorige zomer las ik het boek The 4-Hour Work Week van Tim Ferriss. Hij doet de suggesties om eens in de week e-mail te beantwoorden. En de rest weg te organiseren. Hij doet dat zelf door rules op te stellen. Dat vind ik persoonlijk ingewikkeld. Desondanks sprak het idee mij aan. Hoe kan ik de momenten dat ik mijn e-mail beantwoord batchen, oftewel samenvoegen, zodat het me op zo min mogelijk momenten steeds weer afleidt?

Keuze
Want dat leerde ik ook van Tim Ferriss. Je hebt de keuze: De eerste optie is dat je altijd bij met je e-mail. Je ziet daarmee nauwelijks dingen over het hoofd. Maar de mogelijke consequentie is dat je ook nooit echt gefocust bent. Of met echte aandacht de dingen doet, omdat je steeds op je telefoon zit te kijken.

Aandachtig
De tweede optie is om achter te lopen. Je besteedt minder tijd aan e-mail, zodat je andere dingen aandachtig kunt doen. Het risico is daarbij wel dat je soms wat dingen mist of te laat reageert op een email.

Tijdelijk geluk
In die tijd las ik iets over Yesterbox. Dat gaat uit ervan uit dat het eigenlijk heel fijn is als je inbox helemaal leeg is. Dat is echter nooit het geval. Bij het beantwoorden van e-mail komen er immers heel snel weer berichten terug. Een lege inbox is dus maar tijdelijk geluk. Yesterbox introduceert het principe om altijd de volgende dag alle e-mails van gisteren te beantwoorden. Je stelt een duidelijke grens. Dan ben je op een gegeven moment ook klaar.

Juiste route
Het idee is dat je de mensen om je heen zodanig ‘opvoedt’ dat ze weten dat je nooit snel per mail reageert. Als ze je snel nodig hebben, dan moeten ze iets anders proberen. Bijvoorbeeld telefoon of sms. Wanneer je iemand meteen terug mailt, bevestig je de gedachte dat mailen voor een snelle reactie de juiste route is. Dat is dus niet zo.

Ik twitterde laatst over Yesterbox. Iemand schreef toen: “Achterlopen is blijkbaar ook een optie.” Zo is het maar net…

thumb_IMG_2061_1024

 


Door: Pieterjan van Wijngaarden